BLOG X2i

L'actualité Magento et e-commerce vue par X2i

Les points clés pour intégrer Magento dans son Système d’Information

28 avril 2016 - Publié par Bertrand - Gestion de l'information

interview couplage magento systeme information erp
De nos jours, les sites e-commerce s’inscrivent dans une architecture e-business de plus en plus complexe et connectée. Actuellement, nous connectons 100% de nos projets Magento avec le système d’information des clients. En effet, dans le but d’enrichir et d’automatiser un certain nombre de tâches, un site e-commerce est connecté à plusieurs outils et catalogues : ERP, CRM, PIM, DAM…

Cette semaine, afin de bien comprendre les enjeux d’une connexion Magento avec le système d’information, nous sommes allés à la rencontre de Sébastien, consultant e-commerce. Expert en connexion ERP (Enterprise ressource planning) de l’équipe X2i, nous avons tiré parti de son expérience en lui posant quelques questions qui nous paraissaient essentielles pour comprendre les enjeux d’une bonne intégration de couplage Magento / ERP.




Beaucoup d’ e-commerçants rencontrent des difficultés pour connecter leur SI (système d’information) avec Magento, comment expliques-tu ces difficultés ?



La principale raison repose sur le fait que la synchronisation et l’intégration de la plateforme Open Source e-commerce avec son SI (système d’information) n’est souvent pas considérée comme un projet à part entière, mais comme une activité annexe à la mise en place de son site de vente en ligne. C’est une erreur !

Magento n’est qu’une brique du système d’information, il faut donc analyser le problème dans son ensemble pour rationaliser son système d’information sur sa boutique ecommerce. Je conseille ainsi de positionner un « responsable du couplage » côté client, et ce dès la création du projet.


Quelles sont, d’après toi, les étapes clés pour réussir la connexion Magento avec son SI ?



C’est souvent le cas lors de la création de projets informatiques, mais j’insiste sur ce point : la mise en place « d’un bon couplage » sur son site de vente en ligne est conditionnée par une phase d’étude complète avant lancement.

Je pense qu’il est important de respecter les 4 étapes suivantes :

Étape 0 : Réflexion, remise en cause de son SI (par : responsable couplage client)

Ce n’est pas vraiment une étape, mais cela permet de mettre en avant le rôle central du responsable côté client. Avant de lancer son projet, le client a besoin d’effectuer une analyse de son SI, d’identifier les manques pour un pilotage optimal, les problématiques récurrentes… Cela permettra par la suite d’effectuer des arbitrages plus rapidement.

Étape 1 : Définir le SI cible (par : tous les intervenants = resp client, resp Magento, resp ERP, resp logistique, resp PIM/marketing)

L’objectif de cette définition est double :

  • Préciser les fonctions et fonctionnalités de chaque composant du SI. L’important est que chaque acteur partage ces informations dès le début du projet. C’est également à cette étape que l’on va définir Magento comme responsable de la base client.
  • En déduire, sans rentrer dans les aspects techniques, les flux qui vont être mis en place.



La difficulté majeure ? Se mettre d’accord sur « l’organisation retenue ». On parle « d’organisation retenue » car elle s’avère souvent différente de « l’organisation optimale ». Les limites de certains composants du SI (limites techniques, limites sur le budget…) peuvent permettre d’expliquer cette différenciation.

Il est capital, à cette étape du projet, que chaque acteur soit parfaitement transparent sur ce que son outil est capable de faire, et dans quel budget.


Composants du SI & fonctions de chaque outil

Composants du SI & fonctions de chaque outil


Étape 2 : Définir les workflows (par : tous les intervenants)

Suite à l’identification des flux, il faut définir les workflows (comportements) à mettre en place sur son site ecommerce. Pour donner un exemple, c’est à cette étape que l’on va déterminer si l’on a un comportement (workflow) différent selon les moyens de paiement : commandes chèques ou commandes par Carte Bancaire.

Pour être certain de ne pas oublier certains aspects importants, je conseille d’utiliser pour chaque flux/workflow la méthode QQOQCCP de la façon suivante :

  • Qui : quel outil initie l’échange ?
  • Quoi : quelles données sont transmises (sans rentrer dans les détails techniques) ?
  • Où : quel outil reçoit le flux ?
  • Quand : quel est le déclencheur du flux ?
  • Combien : quel est le volume ? (Cela est important pour la gestion des stocks par exemple.)
  • Comment : quel est le protocole utilisé, quels sont les canaux utilisés (les fichiers plats / des webservice) ?
  • Pourquoi : décrire les actions de l’outil qui reçoit le flux. Il faut faire attention car cette étape est souvent oubliée. Or si on la néglige, il y aura forcément des conséquences après la mise en production.

Étape 3 : Détail technique des flux (par : équipes techniques)

Le gros du travail est réalisé ! Il ne reste plus qu’à définir la structure et le format des champs. Pour cette étape, les équipes techniques sont les mieux armées pour s’accorder sur les formats.


Et les aspects techniques dans tout ça, quels sont les principaux points d’attention ?



En effet, il ne faut pas négliger les aspects techniques ! Nous avons mis en place un outil et un module Magento qui se comportent comme un ETL (extract-transform-load) pour gérer facilement les échanges de flux. Nous pouvons identifier deux points à intégrer, très importants techniquement :

  • Les performances : le couplage ne doit jamais pénaliser la navigation du client.
  • L’autonomie : les différents composants doivent rester indépendants. Par exemple, si un des composants ne fonctionne plus, le site e-commerce doit continuer à pouvoir prendre des commandes.



Dans cette logique, nous favorisons les échanges par fichiers à plat, car la reprise sur erreur est plus facile et la plupart des logiciels ERP fonctionnent comme cela. Par contre, lorsque les contraintes de « temps réel » sont fortes, nous utilisons les web services.

Il est important de porter une attention particulière à la notion de « temps réel », car chaque client à une représentation du temps réel différente. Dès le début du projet ecommerce, il faut donc identifier si l’on doit avoir un temps de traitement inférieur à la minute sur certaines données, sur la mise à jour des stocks par exemple.


Par rapport à ton expérience des projets d’interfaçage, as-tu pu observer des problèmes/freins/pièges récurrents ?



En effet, j’ai pu identifier quatre points bloquants récurrents dont il faut se prémunir :

    • Un mauvais pilotage des différents prestataires. Par définition, un projet de couplage fait intervenir de nombreux prestataires et partenaires (ERP, logistique, e-commerce…). Il est capital que tous ces prestataires partagent les mêmes étapes du projet et les intègrent dans un planning commun.

 

    • Un manque d’investissement de la part du responsable du couplage coté client, incapable de mettre en œuvre les arbitrages nécessaires : c’est la mission du client. Les contraintes techniques et/ou budgétaires rendent les arbitrages primordiaux et systématiques. Si le client n’est pas en capacité d’effectuer ces arbitrages en toute connaissance de cause, certains aspects essentiels seront oubliés.

 

    • Tomber dans le piège du « tout automatisé ». Souvent, et c’est naturel, le client souhaite automatiser l’intégralité des échanges et des cas marginaux. C’est une pratique à éviter absolument pour ne pas construire un système qui risquerait vite de devenir inmaintenable. Avant d’automatiser un processus, il est important de toujours se demander « combien de fois cela se produit par mois et combien de temps cela prend de le faire manuellement ? ». Parfois, la meilleure solution est de traiter les cas marginaux manuellement.

 

    • Négliger la partie « Définition des workflow » et décrire les flux sans avoir une vision globale des échanges.



Pour résumer, si tu devais nous donner 3 conseils clés pour réussir son projet de couplage Magento avec son Système d’Information ?



  1. Gérer son projet de couplage comme un projet à part entière, avec une organisation spécifique.
  2. Consacrer au moins 20 % du temps en phase d’étude.
  3. Anticiper les changements et l’organisation interne.




Pour mieux répondre à ces problématiques de couplage, notre centre de recherche et développement a mis au point un middleware (solution intermédiaire) d’échange et de traitement de données : 2Connect. Conçu pour s’intégrer dans n’importe quel écosystème Magento, cette solution X2i permet de connecter Magento à la plupart des ERP du marché. Déployé depuis 2009, notre connecteur 2Connect prend place dans 100% de nos projets e-commerce Magento.



Notre expertise ecommerce et notre expérience métier nous permettent de poser un regard de spécialiste sur les problématiques de couplage Magento. Gérants ou professionnels du e-commerce, si vous êtes également confrontés à ces enjeux de couplage ERP/Magento et que vous souhaitez consolider l’ensemble des données commerciales de votre entreprise, n’hésitez pas à nous faire part de votre projet Magento !


A lire aussi

1 commentaire

Une réponse à “Les points clés pour intégrer Magento dans son Système d’Information”

  1. Maxime dit :

    Bonjour,

    De notre côté, on intervient aussi sur la connexion de Magento avec le SI, avec un profil de client un peu différent puisque côté ERP, on est plus sur de la gestion commerciale (type EBP par exemple, même si on va jusqu’à la ligne 100 de Sage).

    Je rajouterai dans les pièges, le fait de vouloir être isofonctionnel côté e-commerce et côté ERP. Il y a plein d’exemple, je n’en donnerai que 2, le plus simple et le plus complexe.

    1) Les images, en gestion commerciale, on n’a droit qu’à une seule image produit. Si sur Magento, on veut en gérer plusieurs, c’est vite compliqué !

    2) Les grilles de prix, dans une ERP sont complexes : prix par client, par groupe, par quantité, par plage avec ou sans exclusion, par date, etc … Faire rentrer cela dans du Magento standard, cela n’est généralement pas possible, ou bien Magento est devient inutilisable (essayez donc d’avoir une charge acceptable avec des milliers d’articles, des centaines de clients et des prix d’exception !)

    La phase d’analyse est essentielle dans ce contexte.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Actualité

NEWSLETTER X2i

Recevez en exclusivité notre actualité par e-mail :
conseils, nouveautés Magento, événements e-commerce, livres blancs...